Onboarding y tecnología, cómo generar un ¡WOW! en los nuevos empleados

¿Cómo no recordar el primer día o las primeras semanas de un trabajo nuevo? De alguna manera todos hemos sobrevivido a ese momento incómodo de ser “el nuevo” del equipo, abrumados por la cantidad de información y materiales que recibimos y al mismo tiempo ansiosos por entender quién es quién y empezar a demostrar nuestras capacidades.

El problema es que si el empleado “sobrevivió” al momento de adaptación, eso significa que la empresa desperdició el momento de onboarding, una oportunidad única y valiosísima de generar una relación inicial positiva, profunda y duradera con su empleador.

El momento fundacional en un trabajo tiene una influencia decisiva en el futuro del nuevo empleado; puede determinar el compromiso que tendrá hacia la organización; una mala experiencia en esta etapa puede quebrar para siempre una conexión positiva con la empresa. Y es precisamente en las primeras semanas en que el empleado se cuestiona con más frecuencia si haber ingresado a la organización fue la decisión correcta. En un estudio de más de 1,000 trabajadores, el 31% declaró haber renunciado a un trabajo en los primeros seis meses. Es importante pensar en los costos financieros que eso implica para las empresas (entre USD3000 y USD18.000 para reemplazar un empleado).

Qué es onboarding y por qué es importante

El onboarding o programa de inducción es un proceso a través del cual los nuevos empleados adquieren los conocimientos o habilidades necesarias para convertirse en integrantes efectivos de la organización. ¿Por qué las empresas deberían invertir en el proceso de onboarding? Porque influye directamente en el tiempo en que el nuevo empleado comienza a ser productivo y en su compromiso, satisfacción y retención en el largo plazo.

Veamos algunos números sobre el impacto de la inducción de personal:

Onboarding

Proceso de onboarding: ¿Bienvenido?

¿Qué significa que el proceso de inducción sea exitoso? En pocas palabras, sería brindarle al nuevo colaborador las herramientas y confianza necesarias para que pueda comenzar lo antes posible una experiencia positiva y productiva en su trabajo.

¿Cómo ayudarlo para que logre una adaptación exitosa? Después de algunas charlas y capacitaciones introductorias es posible que el recién llegado comprenda cuáles son sus objetivos y responsabilidades, es probable que aprenda a utilizar las herramientas de trabajo sin problema y sin embargo no tenga confianza para pedir ayuda a sus compañeros, o no se sienta seguro como para compartir una idea innovadora con sus pares y superiores.

El problema de la integración es que no se logra instantáneamente con un almuerzo de bienvenida. Hacen falta muchos más momentos sociales compartidos para conocer a los compañeros, ganar seguridad y sentirse parte de un equipo de trabajo. En este mundo de agendas complicadas, ¿cómo lograr la adaptación social del nuevo integrante de manera rápida y efectiva? Veamos cuáles son los principales desafíos del onboarding laboral y qué beneficios puede aportar la tecnología para facilitar el proceso de adaptación desde el día uno.

Onboarding

1) Foco en las conexiones

Sabemos que al principio es necesario mucha paciencia (y memoria) para recordar los nombres de los compañeros, los colaboradores que dan soporte y las diferentes jefes y líneas de reporte y, por supuesto, qué función tiene cada uno y con quiénes se relaciona. Agobiante, ¿verdad? ¿No sería fantástico contar con un sistema que además de presentarlos pueda dar una idea de cómo interactúa cada persona en la empresa? Existen plataformas que, gracias a la inteligencia artificial, muestran cómo son las conexiones interpersonales, lo que permitiría al nuevo ingresante acceder a un “mapa social” de la organización de manera fácil y rápida.

2) Cultura organizacional

Es frecuente que el primer día de trabajo el nuevo colaborador deba completar varios formularios sobre temas administrativos y leer diferentes materiales sobre las políticas de la empresa. Como parte de este bombardeo de información, los recién llegados reciben el listado de los valores de la compañía, como si fueran conceptos estáticos completamente desconectados de la rutina laboral. ¿Cómo ayudar al nuevo empleado a vincular estos valores con su función y espacio de trabajo?

A través de las plataformas culturales los recién llegados pueden entender en “la práctica” cuáles comportamiento son valorados, reconocidos y celebrados; estos sistemas son la mejor opción para que los recién llegados hagan una “full immersion” eficiente en la visión y valores de la compañía.

3) Cuanto más personal, mejor

Las primeras semanas en un trabajo son momentos socialmente “delicados”, incluso las personas extrovertidas y menos tímidas tiemblan al pensar cuánto tiempo pasará antes de poder participar relajadamente del “small talk” de la oficina. Conocer a los compañeros requiere tiempo, dedicación y ese plus imposible de medir que necesita la conexión personal: descubrir que el otro es hincha del mismo equipo de fútbol, que ambos son vecinos, que son fanáticos de Lady Gaga, o que creen que Friends es la mejor serie de todos los tiempos. A fin de “acelerar” el proceso de conexión algunas empresas utilizan plataformas sociales interactivas para que los colaboradores puedan compartir sus hobbies e intereses. ¡Imagina la ventaja que implica para el recién llegado contar con esos datos desde el primer día de trabajo!

4) La diversión es un tema serio

onboarding

Las oficinas de Globant se caracterizan por contar con espacios que promuevan la interacción entre pares y la diversión.

Pasarla bien y divertirse en el trabajo es un factor determinante para la satisfacción laboral. En el momento de la adaptación recibir al nuevo colaborador en un ambiente alegre y entretenido “enamora” al colaborador y genera ese primer ¡wow! que influye en el vínculo que tendrá con la compañía desde ese momento en adelante.

De acuerdo con Globant, compañía creadora y usuaria de la plataforma cultural StarMeUp OS, durante 2018 los empleados de la empresa han reconocido a sus pares con el valor “Have Fun” el 17,6% de las veces que utilizaron la plataforma; para los colaboradores de esta empresa es el tercer valor más importante de su cultura organizacional. Por otro lado, según una encuesta realizada a 2000 millenials, el 70% de los entrevistados afirmó que prefiere la tecnología en la oficina y sin ella el 20% renunciaría (fuente: Jive Communications). Uno más uno igual a dos: encuentra una solución tecnológica divertida y atractiva para motivar, conectar y aumentar la participación de tus colaboradores.

El onboarding y el falso dilema entre lo urgente y lo importante

Según Talya N. Bauer, Ph.D, experta en gestión de recursos humanos y onboarding de empleados, en un proceso de inducción exitoso, los Departamentos de Recursos Humanos deberían abordar proactivamente en las denominadas “Cuatro C” (en inglés Compliance, Clarification, Culture and Connection).

Onboarding

Según la Dra. Bauer, cuanto antes el recién contratado se sienta bienvenido y preparado para su trabajo, más rápido estará en condiciones de contribuir con el éxito de la compañía. Los programas de inducción suelen hacer foco en las dos primeras C, intentando asegurarse de que el empleado incorpore el contenido “formal” de la compañía sin demora. Sin embargo, las dos últimas C (Cultura y Conexión) son las que a largo plazo terminan impactando en la satisfacción laboral y el compromiso organizacional. Por esa razón, en un programa de onboarding laboral excelente, las 4 C deberían tener el mismo nivel de importancia y urgencia.

Hay dos aspectos que es conveniente considerar:

1) Enriquecer la cultura continuamente

La alineación con los valores y el compromiso con la cultura organizacional son procesos que se construyen a lo largo del tiempo; si bien el onboarding es una oportunidad única para sentar las bases de una relación sólida y positiva con la empresa, este es un vínculo que debe ser alimentado y enriquecido permanentemente.

2) Más allá de la inducción (¡y antes!)

Desde que se incorpora a la empresa el colaborador atraviesa un recorrido, que comienza antes del onboarding – durante la postulación- y continúa durante todo el ciclo laboral. Si bien cada etapa de este proceso tiene diferentes objetivos y desafíos, brindar la mejor experiencia posible para los empleados es una máxima que permanece constante. Contar con herramientas para comunicarse, dar feedback, reconocer y motivar a los colaboradores a lo largo de toda su historia laboral es clave para mantener ese ¡wow! Inicial en el tiempo.

Tecnología potenciando la humanidad

Es importante entender que las tecnologías y plataformas culturales no pretenden reemplazar las interacciones humanas, por el contrario, su uso puede potenciar los impulsos sociales y ayudar a establecer vínculos profundos y positivos en los trabajadores. Cuando un nuevo empleado formará parte de un equipo en el que los miembros se encuentran en diferentes partes del mundo (algo cada vez más frecuente), la tecnología se vuelve indispensable para conocer y conectar con sus compañeros.

Es evidente que la integración del recién llegado se vuelve mucho más fácil y fluida para las empresas que utilizan soluciones específicas para conectar a los colaboradores y comprometerlos con la organización lo más rápido posible.

Este tipo de onboarding brinda resultados tanto para el empleador – los nuevos integrantes tendrán una curva de aprendizaje más rápida generando una fuerza laboral más productiva y comprometida – como para los empleados, quienes transitan una adaptación emocional mucho más amigable y exitosa.

StarMeUp OS empodera a los empleados, haciendo que den lo mejor de sí mismos, ayudándolos a superar limitaciones naturales mediante la tecnología y la inteligencia artificial. ¡Conoce más!

Post Relacionados