¿Qué dicen tus reuniones one to one de tu cultura?

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Escrito por Maria Eugenia Raffaele

La pandemia se quedará con nosotros por un tiempo y, en esta nueva normalidad semi-remota, las reuniones one to one pueden convertirse en tus mejores aliadas para asegurar que tu equipo tenga objetivos claros, una guía adecuada y, sobre todo, el soporte emocional para mantener la motivación y la productividad.

No se si alguna vez lo pensaste, pero las reuniones one to ones tienen la capacidad tanto de apoyar como de sabotear por completo la cultura de tu compañía. Los colaboradores incorporan y aprenden las creencias, valores y comportamientos de la organización a través de interacciones diarias y, como ya te imaginarás, las reuniones que tienen contigo son una de ellas. Queremos ayudarte a potenciar a tus equipos, por eso en este artículo podrás ver la importancia de llevar a cabo meetings one on one efectivas con los managers para reforzar una cultura donde el feedback ocupe un rol central.

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Por qué son importantes las reuniones 1 a 1

Existe una idea errónea respecto a las reuniones one on ones: consumen tiempo y hay prioridades más importantes que incluir en nuestras agendas. Déjenme decirles que esto no es así… Especialmente en tiempos de trabajo remoto, incertidumbre y estrés emocional, tu equipo valora y ansía programar estos encuentros más que nunca. De hecho, según un estudio de Gallup, cuando los managers brindan feedback semanales, los miembros del equipo están mucho más comprometidos y rinden mejor en su trabajo. 

La realidad es que tanto los colaboradores como los managers se benefician de las reuniones one to ones llevadas de forma eficiente por muchos motivos:

  • Los miembros del equipo pueden tener una guía útil para desempeñar con éxito sus roles y alcanzar sus objetivos de forma más eficiente.
  • Los colaboradores se sienten valorados y escuchados.
  • El manager se convierte en compañero, alguien en el que las personas pueden apoyarse y confiar.
  • Se le brinda a todos un espacio para hablar acerca de sus sentimientos, discutir alternativas, despejar dudas y realizar a tiempo cualquier tipo de ajuste necesario. 
  • Los managers pueden desatar el potencial de cada individuo, lo que resulta ser un valioso proceso para el crecimiento económico de la compañía.
  • Se mejoran los vínculos y el compromiso entre los miembros del equipo.

  • Sí, mantener una agenda de reuniones 1 a 1 lleva su tiempo, pero en una cultura orientada al colaborador estos encuentros son más que una simple actualización de estado; el objetivo de las reuniones es conectar. Estas deberían convertirse en lo más importante de la semana, donde se refuercen los cimientos de una cultura organizacional segura, colaborativa y productiva, construida bajo los pilares de confianza, empatía y cuidado.

    ¿Cómo reforzar una cultura de feedback a través de las reuniones one to one?

    Queremos compartirte algunos consejos que pueden ayudarte a impulsar tu feedback de cultura organizacional en cada encuentro.

    ANTES DE LA REUNIÓN

    ESTABLECER OBJETIVOS CLAROS:

    Asegurate que todos conozcan sus metas y objetivos. Usar tecnologías de gestión del rendimiento puede ayudar a los managers a establecer y definir objetivos e indicadores clave de desempeño (KPIs). Estos objetivos tienen que ser comunicados de forma eficiente para que todos los individuos sepan qué es lo que se espera de ellos. Las meetings one on one pueden ser una oportunidad para repasar estos objetivos y verificar que todos estemos alineados a ellos.

    RECOLECTAR DATA: 

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    Asegurate de tener todos los feedback y la información de desempeño en un sólo lugar. Un software puede ayudar mucho a impulsar reuniones one to one de forma efectiva. Utilizar un programa de feedback o adquirir una plataforma de feedback puede darle a los managers información valiosa de cada miembro del equipo que puede utilizarse para darles seguimiento después. Antes de la reunión, asegúrate de tener una visión general de los comportamientos de los colaboradores, los resultados de las encuestas de clima, feedback 360, y tener una idea clara de cómo les está yendo con sus objetivos. Tener toda esta data hará que sea más fácil referirse al desempeño del colaborador durante la reunión 1 a 1.

    PLANIFICA:

    Esta es la clave para verificar que no se pierda ningún tema indispensable. Planifica pero no tengas una agenda rígida. Anota algunos puntos de conversación que quieres traer a colación y compartelos con los colaboradores antes de la reunión. También, aliéntalos a compartir algunos temas propios para conversar. Estas notas te permitirán ser conciso y enfocado. Cuando los colaboradores perciban esto desde tu lugar, ellos también se prepararán de la misma manera para las próximas reuniones one to ones.

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    ESTABLECE EL LUGAR DE ENCUENTRO/ LA HERRAMIENTA

    Si las circunstancias te permiten tener una reunión física, asegúrate que el lugar sea privado y cómodo. Caso contrario, existen softwares de reuniones remotas que permiten compartir calendarios y puntos de conversación entre todos por adelantado, entre otras funcionalidades.

    DURANTE LA REUNIÓN

  • Mantén una actitud positiva todo el tiempo, escucha y se comprensivo – este es el mejor momento para usar tu inteligencia emocional.
  • Al discutir cuestiones profesionales, pregúntales acerca de cómo se sienten acerca de sus objetivos y su trabajo. ¿Estás cómodo con tu rol y tus metas? ¿Atravesaste alguna dificultad? 
  • Utiliza preguntas disparadoras para pensar juntos cuestiones de desempeño para que los colaboradores puedan identificar qué tienen que mejorar por su cuenta. 
  • Más allá de resaltar las cosas que necesitan mejorarse, recuerda compartir feedback en forma de opiniones o sugerencias. De esta manera, los colaboradores pueden experimentar una suerte de confianza, lo que los llevará a expresar sus puntos de vista con mayor libertad. 
  • Brinda apoyo constructivo. Ayúdales a saber cuál es la mejor forma en la que pueden alcanzar sus objetivos. Aquí es donde tú haces la diferencia – las reuniones one to one son los momentos clave donde el feedback se vuelve relevante ya que aquí ayudas a los miembros del equipo a crecer profesionalmente.
  • Muestra que te preocupas y que tú estás aquí para facilitar, no para controlar. 
  • Antes de finalizar, es una buena idea pedir feedback de los colaboradores para conocer cómo experimentaron la reunión y detectar posibles puntos de mejora que necesitarás revisar luego.

  • DESPUÉS DE LA REUNIÓN

    No te olvides de crear una minuta de la reunión y compartirla con todos los colaboradores. Dejar un registro de fortalezas y puntos a trabajar ayudará a establecer nuevas metas a corto plazo y mantener a todos informados.

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    Asegúrate de ser consistente con la frecuencia de tus reuniones 1 a 1. Si te reúnes una vez a la semana o cada quincena siempre, tu cultura de feedback se fortalecerá y todos esperarán ansiosos la próxima reunión. Ponte de acuerdo en una posible fecha y anticipa los puntos que planeas actualizar y dar seguimiento.

    Las reuniones one on ones eficientes pueden impulsar tu cultura organizacional. Tus colaboradores se volverán más productivos y estarán dispuestos a compartir sus puntos de vista si sienten que están hablando contigo acerca de sus habilidades y comportamientos, y no simplemente sobre “recibir feedback en base al desempeño laboral”. ¡Esperamos haberte incentivado a reforzar tu cultura de feedback a través de cada interacción! ¿Listo para planificar tu próxima reunión one to one?

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