3 claves para desarrollar una Comunicación Efectiva en tu organización
¿Alguna vez finalizaste una reunión con la sensación de no comprender bien lo que discutió? ¿Enviaste un correo y recibiste luego consultas de tus equipos para clarificar la importancia del mensaje? Comunicarse es una de las actividades más complejas que llevamos a cabo las personas, y es normal que surjan “cortocircuitos” a la hora de querer poner en práctica una comunicación efectiva en las empresas.
Pero, ¿qué es comunicación efectiva? En principio, podemos afirmar que es algo más que un simple intercambio de información. Su punto de partida debe ser siempre entender la intención detrás de lo que queremos comunicar para luego poder transmitirlo. La comunicación efectiva en el trabajo es aquella que logra que su audiencia objetivo comprenda por qué es importante lo que se está contando.
Sin embargo, eso no es algo tan sencillo de hacer porque, como dice el famoso dicho “nuestro mayor problema de comunicación es que no escuchamos para entender, escuchamos para contestar”. Comunicarse efectivamente tiene un componente clave: quien está comunicando debe mostrar interés sincero y escucha activa hacia quienes intenta interpelar.
El impacto de la comunicación efectiva en las compañías
Una buena comunicación es uno de los ingredientes —no tan secreto— detrás del funcionamiento, desarrollo y progreso de las compañías. Más del 70% de los colaboradores se sienten comprometidos con su organización cuando esta comunica claramente información crucial tal como los objetivos de la empresa y los resultados individuales/organizacionales.
Te mostramos algunos ejemplos de comunicación efectiva y otros donde falla:
Por el contrario, una comunicación deficiente puede impactar en los negocios de manera drástica, llevando a resultados indeseados tales como retraso o incapacidad de completar proyectos, baja moral, aumento de estrés, objetivos inconclusos y hasta miles de dólares en ventas perdidos.
Más importante que hablar es escuchar
La escucha activa es una habilidad central a desarrollar para mejorar la manera en que nos comunicamos puesto que significa estar presente y receptivo hacia lo que sucede con quienes hablamos: recordar aquello que nos ha mencionado, tener presente quién es y qué le ha ocurrido en su historia personal y laboral, y brindar respuestas de acuerdo a lo que nos plantea. Se trata de prestar atención tanto al discurso como al lenguaje corporal de la otra persona.
La escucha activa tiene en cuenta los componentes emocionales y psicológicos y, como consecuencia, nos ayuda a demostrarles a nuestros equipos que son escuchados, valorados y comprendidos.
Técnicas de escucha activa que puedes poner en práctica hoy mismo:
- Evita dar consejos no solicitados.
- Trata de no juzgar al otro durante el diálogo.
- Parafrasea lo que se dijo para asegurar tu comprensión.
- Presta atención a los detalles.
3 claves para fomentar la escucha activa y comunicarte efectivamente
1.Haz lugar para la empatía: la empatía es una palabra que ha estado de moda desde hace un tiempo. Sin embargo, en estos últimos meses ha demostrado ser especialmente necesaria dentro de las compañías para asegurar el bienestar de los colaboradores. Un estudio reciente indica que durante el 2020 más de tres de cada cuatro colaboradores (78%) creyeron que era importante que su líder fuera empático y comprendiera sus necesidades.
La empatía permite conectarnos como personas más allá de nuestros roles laborales, lo que nos ayuda a comprender de forma genuina lo que los demás piensan, creen y sienten, actuando de manera acorde a sus necesidades.
Algunos ejemplos de escucha activa empática que puedes poner a prueba:
- Mantén la mente abierta.
- Bríndale atención plena a la persona con quien dialogas.
- Escucha cuidadosamente, diferenciando en el relato los sentimientos de los datos.
- Muéstrate receptivo tanto desde tu lenguaje verbal como corporal.
- Dale seguimiento a aquello que sea necesario.
2. Enfócate en la claridad de tus mensajes: la poca claridad suele ser la causa principal detrás de los fallos comunicacionales en las compañías. Ya sea por falta de comprensión, malos entendidos, baja especificidad o por no realizar las preguntas correctas, lo cierto es que no contar con la claridad necesaria a la hora de comunicar, puede acarrear consecuencias tales como desmotivación, errores de ejecución y frustración.
Adicionalmente, al mantenerse durante 2021 la tendencia de los modelos de trabajo híbridos, la claridad será una aliada clave para las compañías que busquen comunicarse con transparencia y aumentar la confianza de sus colaboradores aún cuando la vuelta presencial a las oficinas siga siendo una incógnita.
Algunas ideas para perfeccionar la claridad de tus mensajes:
- Piensa lo que quieres comunicar antes de hacerlo: ten en cuenta a quién te diriges, cuál es el mejor canal para comunicarlo y recién allí empieza a pensar la estructura de tu mensaje.
- Sé específico: define plazos, incluye fechas, brinda todos los detalles que sean necesarios para asegurar que no haya malos entendidos.
- Asegúrate de que todos estén en la misma página: haz lugar dentro de tus reuniones cotidianas para verificar que tus equipos comprendan lo que se discutió. Deja en claro que tu puerta siempre está abierta para quienes tengan consultas o inquietudes.
3.Utiliza tecnología para crear un ambiente laboral que promueva la colaboración, la transparencia y la confianza: tal como hemos experimentado este último tiempo, la tecnología puede ser una gran herramienta para mantenernos informados. Slack, Google Meets, Microsoft Teams y muchos más ya forman parte del día a día de las empresas y nos ayudan a contactarnos con nuestros compañeros. No obstante, para mejorar la comunicación las empresas necesitan dar un salto y contar con tecnologías que les permitan no sólo brindar información, sino también generar una organización mucho más conectada y transparente.
Tomemos de ejemplo a StarMeUp, una plataforma de reconocimiento que permite celebrar los acontecimientos cotidianos, vinculándolos con los valores de las compañías. Esta solución ayuda a promover los mensajes claves tales como los objetivos organizacionales, a brindar claridad sobre cómo se conectan con las metas personales, a darles seguimiento a medida en que van llevándose a cabo y a festejar de manera pública cuando se concretan. De esta manera se fortalece la cultura organizacional, incrementando los resultados de la empresa.
¿Listo para poner a prueba nuestros consejos?
La comunicación es la pieza del engranaje empresarial que asegura el éxito de las operaciones: cuán bien sea llevada a cabo puede afectar positiva o negativamente el desempeño de nuestros colaboradores e impactar en la productividad general de las compañías. Más allá de los desafíos personales, organizacionales y contextuales, es posible llevar a cabo una comunicación efectiva siempre y cuando pongamos en el centro de nuestra atención a nuestros equipos.
Trabajar nuestra inteligencia emocional combinando la escucha activa, empática y clara, mientras nos apoyamos en tecnología que fomente la colaboración y transparencia, es el camino para mejorar la relación entre colaboradores, promover el compromiso de los equipos hacia nuestras empresas, aumentar sus niveles de satisfacción e incrementar su sentido de pertenencia. Pero aún más importante, es lo que permite asegurar el bienestar de todos en la organización.